IQFM Sp. z o.o. | Wersja: sierpień 2026
1. Zakres i cel niniejszej Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez IQFM Sp. z o.o. i stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO).
Polityka prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych podczas i w związku z wykonywaniem działalności przez IQFM Sp. z o.o., w tym w związku z korzystaniem ze strony internetowej IQFM.pl, kontaktem z firmą, świadczeniem usług oraz nawiązywaniem relacji biznesowych. Deklarujemy, że przykładamy szczególną wagę i troskę do ochrony prywatności oraz zebranych informacji na temat osób, z którymi mamy do czynienia.
2. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
IQFM Sp. z o.o. ul. Wołodyjowskiego 46, 02-724 Warszawa KRS: 0000211059 | NIP: 525-230-40-09 Kapitał zakładowy: 50 000,00 zł
Dane kontaktowe administratora:
- e-mail: piotr.witkowski@iqfm.pl
- telefon: +48 511 880 319
- adres korespondencyjny: ul. Wołodyjowskiego 46, 02-724 Warszawa
Informujemy, że IQFM Sp. z o.o. nie ma prawnego obowiązku wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). W razie pytań dotyczących przetwarzania danych prosimy o bezpośredni kontakt z administratorem, korzystając z powyższych danych.
3. Jak zbieramy Twoje dane osobowe?
Zbieramy dane osobowe przy wykorzystaniu różnych form komunikacji i kanałów kontaktu, w zależności od sytuacji i potrzeb. Zbieranie może mieć miejsce w szczególności podczas:
- kontaktu mailowego lub telefonicznego, także przy wypełnianiu formularza kontaktowego dostępnego na stronie IQFM.pl;
- Twojej wizyty w naszej siedzibie lub biurze — w takim przypadku możesz być objęty monitoringiem wizyjnym (CCTV) w zakresie i na zasadach opisanych w punkcie 5 poniżej;
- rozpatrywania przez nas sprawy dotyczącej indywidualnie osoby, której dane dotyczą, na przykład na skutek złożonego wniosku, zapytania, reklamacji lub skargi;
- prowadzonej korespondencji — zarówno w formie elektronicznej, jak i tradycyjnej papierowej — na przykład w celu rozpatrzenia żądania, wniosku lub reklamacji, udzielenia odpowiedzi na pytanie lub prośbę albo odpowiedzi na ofertę;
- przeglądania przez Ciebie naszej strony internetowej IQFM.pl;
- korzystania przez Ciebie ze świadczonych przez nas usług lub nawiązania z nami relacji gospodarczych;
- subskrypcji newslettera lub wyrażenia zgody na komunikację marketingową;
- interakcji za pośrednictwem naszych kanałów w mediach społecznościowych (Facebook, X, LinkedIn).
Dane osobowe są gromadzone, gdy zostaną przekazane dobrowolnie przez osobę, której dotyczą, lub przez inny podmiot na podstawie wyraźnej zgody tej osoby, jak również wtedy, gdy obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa, umowy lub stanowi warunek zawarcia umowy.
Jeśli nie jest to wymagane przepisami prawa, nie żądamy przekazywania ani przesyłania nam skanów dokumentów stwierdzających tożsamość.
4. Dane zbierane za pośrednictwem strony internetowej IQFM.pl
Zbieramy dane za pośrednictwem strony internetowej IQFM.pl w następujących sytuacjach:
- Formularz kontaktowy — gdy składasz zapytanie za pośrednictwem formularza dostępnego w sekcji „Kontakt”, zbieramy dane niezbędne do udzielenia odpowiedzi (imię, adres e-mail, treść wiadomości, ewentualnie numer telefonu).
- Newsletter / subskrypcja — gdy zapisujesz się na listę mailingową, zbieramy adres e-mail oraz rejestrujemy udzieloną przez Ciebie zgodę (datę, treść i sposób jej wyrażenia).
- Dane techniczne — strona automatycznie zbiera podstawowe dane techniczne, w tym adres IP i typ przeglądarki urządzenia używanego do uzyskania dostępu. Dane te są używane wyłącznie do monitorowania i poprawy jakości usług informatycznych i nie są samodzielnie wykorzystywane do identyfikacji pojedynczego użytkownika.
- Pliki cookies i podobne technologie — stosujemy je na zasadach opisanych szczegółowo w Polityce cookies dostępnej pod adresem IQFM.pl/polityka-cookies.
5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. Poniżej przedstawiamy zestawienie celów przetwarzania wraz z podstawami prawnymi oraz typowymi okresami przechowywania:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna (RODO) | Typowy okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na wiadomość, obsługa zapytania lub kontaktu | Art. 6 ust. 1 lit. b) lub f) | Do zakończenia sprawy + okres przedawnienia roszczeń (co do zasady do 3 lub 6 lat) |
| Zawarcie i wykonanie umowy, świadczenie usług | Art. 6 ust. 1 lit. b) | Czas trwania umowy + wymagany przepisami prawa |
| Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych | Art. 6 ust. 1 lit. c) | 5 lat od końca roku podatkowego (zgodnie z przepisami podatkowymi) |
| Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f) | Do upływu okresu przedawnienia roszczeń |
| Rozpatrywanie reklamacji, skarg i wniosków | Art. 6 ust. 1 lit. b), c) lub f) | Do zakończenia sprawy + okres przedawnienia |
| Newsletter i komunikacja marketingowa drogą elektroniczną | Art. 6 ust. 1 lit. a) (zgoda) | Do wycofania zgody |
| Monitoring wizyjny CCTV (bezpieczeństwo siedziby) | Art. 6 ust. 1 lit. f) | Do 30 dni, chyba że nagranie stanowi dowód — wówczas do rozstrzygnięcia sprawy |
| Rekrutacja | Art. 6 ust. 1 lit. b) i/lub a) | Do zakończenia rekrutacji; za zgodą — do 12 miesięcy na potrzeby przyszłych rekrutacji |
| Przetwarzanie na podstawie dobrowolnej zgody | Art. 6 ust. 1 lit. a) | Do wycofania zgody |
Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) stosujemy m.in. w celu: należytego rozpatrywania korespondencji i reklamacji, obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa siedziby (monitoring CCTV) oraz utrzymania relacji biznesowych. W każdym przypadku stosowania tej podstawy dokonaliśmy testu równowagi interesów i potwierdziliśmy, że nasze uzasadnione interesy nie przeważają nad Twoimi prawami i wolnościami.
6. Dane o szczególnym charakterze
IQFM Sp. z o.o. co do zasady nie zbiera danych osobowych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, w tym danych dotyczących zdrowia, poglądów politycznych, przekonań religijnych ani danych z rejestrów karnych. W wyjątkowych przypadkach, gdy przetwarzanie danych szczególnej kategorii jest niezbędne (np. w procesie rekrutacji w zakresie dozwolonym przez prawo), odbywa się ono wyłącznie za wyraźną zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. a) RODO) lub na innej wyraźnej podstawie prawnej.
7. Dane zbierane za pośrednictwem mediów społecznościowych
Jeśli wchodzisz w interakcję z nami za pośrednictwem naszych kanałów społecznościowych, zbieramy szczegóły tej interakcji oraz nazwę konta lub użytkownika używaną w danym serwisie. Przetwarzanie Twoich danych przez platformy społecznościowe odbywa się na zasadach określonych przez ich administratorów:
- Meta (Facebook, Instagram): facebook.com/privacy/policy
- X (dawniej Twitter): twitter.com/pl/privacy
- LinkedIn: linkedin.com/legal/privacy-policy
Zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności poszczególnych serwisów.
8. Odbiorcy danych osobowych
Twoje dane możemy przekazywać wyłącznie następującym grupom podmiotów:
- Podmiotom przetwarzającym dane na nasze zlecenie (procesorzy): dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi informatycznych (CRM, systemy do fakturowania), obsługi prawnej i księgowej, podwykonawcom wspierającym realizację usług. Każdy taki podmiot działa wyłącznie na podstawie pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych i według naszych udokumentowanych poleceń — zgodnie z art. 28 RODO.
- Podmiotom uprawnionym z mocy prawa: sądom, organom ścigania, organom podatkowym lub innym organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z obowiązujących przepisów prawa.
Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych podmiotom trzecim.
9. Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)
W niektórych przypadkach Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, tj. poza EOG, w szczególności przez dostawców usług technologicznych (np. Google Ireland Limited w zakresie obsługi narzędzi analitycznych lub Map Google). W każdym przypadku przekazania danych poza EOG stosujemy wyłącznie mechanizmy i zabezpieczenia przewidziane przez RODO, w szczególności:
- standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO),
- decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO) — o ile dotyczy danego państwa lub organizacji.
Na Twoje żądanie udzielimy informacji o właściwym mechanizmie stosowanym wobec konkretnego dostawcy.
10. Jak długo przechowujemy Twoje dane?
Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, nie dłużej jednak niż jest to dozwolone lub wymagane przez prawo. Szczegółowe okresy dla poszczególnych celów przetwarzania wskazane są w tabeli w punkcie 5 niniejszej Polityki. Po upływie okresu przechowywania dane są trwale usuwane lub anonimizowane.
11. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą
Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu (art. 15 RODO) — możesz uzyskać informację o tym, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak — otrzymać ich kopię oraz szczegółowe informacje o przetwarzaniu.
- Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) — możesz żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
- Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — możesz żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnąłeś zgodę stanowiącą jedyną podstawę przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — możesz żądać czasowego wstrzymania przetwarzania danych w określonych sytuacjach przewidzianych przez RODO.
- Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub żądać ich przeniesienia do innego administratora — o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany.
- Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora, w tym wobec profilowania na tej podstawie.
- Prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez podawania przyczyny. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami:
- e-mail: piotr.witkowski@iqfm.pl
- telefon: +48 511 880 319
- poczta: IQFM Sp. z o.o., ul. Wołodyjowskiego 46, 02-724 Warszawa
Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące — poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem.
W przypadku żądania ewidentnie nieuzasadnionego lub nadmiernego, w szczególności ze względu na jego powtarzający się charakter, możemy pobrać rozsądną opłatę uwzględniającą administracyjne koszty udzielenia informacji lub odmówić podjęcia działań (art. 12 ust. 5 RODO).
12. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z przepisami RODO, masz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — w Polsce jest nim:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl telefon: 606-950-000 www.uodo.gov.pl
Przed złożeniem skargi zachęcamy do uprzedniego skontaktowania się z nami, abyśmy mogli wyjaśnić sprawę i odpowiedzieć na Twoje żądanie.
13. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
W większości przypadków nie jesteś zobowiązany do podawania nam danych osobowych — jest to Twoja dobrowolna decyzja. Niepodanie danych może jednak uniemożliwić:
- zawarcie lub wykonanie umowy,
- udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie lub reklamację,
- świadczenie żądanej przez Ciebie usługi.
W sytuacjach, gdy obowiązek podania danych wynika wprost z przepisów prawa (np. przepisów podatkowych lub rachunkowych), poinformujemy Cię o tym w odpowiednim procesie.
14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
W związku z korzystaniem ze strony IQFM.pl i formularza kontaktowego nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). W przypadku gdyby w przyszłości taka praktyka miała zostać wprowadzona, poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem i uzyskamy wymaganą podstawę prawną.
15. Bezpieczeństwo danych osobowych
Stosujemy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić Twoje dane osobowe przed przypadkową lub nieautoryzowaną utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub dostępem osób nieupoważnionych. Środki te obejmują w szczególności:
- szyfrowanie transmisji danych (protokół HTTPS/TLS),
- kontrolę dostępu do systemów przetwarzających dane,
- regularne szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych,
- procedury reagowania na naruszenia ochrony danych.
Stosowane środki bezpieczeństwa są na bieżąco aktualizowane i dostosowywane do aktualnego stanu techniki oraz ryzyk związanych z przetwarzaniem.
16. Zmiany Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, zakresu działalności lub stosowanych narzędzi. O istotnych zmianach poinformujemy w sposób właściwy dla ich charakteru — np. poprzez komunikat na stronie lub wiadomość e-mail do osób, których przetwarzanie danych opiera się na zgodzie. Data ostatniej aktualizacji wskazana jest w nagłówku dokumentu.