IQFM Sp. z o.o. | Wersja: sierpień 2026
1. Administrator danych i dane kontaktowe
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
IQFM Sp. z o.o. ul. Wołodyjowskiego 46, 02-724 Warszawa KRS: 0000211059 | NIP: 525-230-40-09
Kontakt w sprawach danych osobowych:
- e-mail: piotr.witkowski@iqfm.pl
- telefon: +48 511 880 319
- korespondencja: ul. Wołodyjowskiego 46, 02-724 Warszawa
IQFM Sp. z o.o. nie wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, ponieważ nie istnieje taki obowiązek prawny w odniesieniu do naszej działalności. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych prosimy o bezpośredni kontakt z administratorem pod wskazanymi danymi.
2. Kiedy niniejsza informacja ma zastosowanie?
Niniejsza informacja stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 i art. 14 RODO i obejmuje przetwarzanie danych osobowych przez IQFM w związku z:
- korzystaniem ze strony internetowej IQFM.pl,
- kontaktem z firmą (formularz kontaktowy, e-mail, telefon),
- składaniem zapytań ofertowych, wniosków, reklamacji,
- korzystaniem z usług IQFM oraz nawiązywaniem relacji biznesowych,
- subskrypcją newslettera lub inną formą wyrażenia zgody marketingowej,
- uczestnictwem w procesach rekrutacyjnych.
W konkretnych procesach — na przykład w procesie rekrutacji lub w ramach realizacji umowy — możemy przekazać dodatkową, szczegółową klauzulę informacyjną właściwą dla danego celu i relacji. Szczegółowy opis źródeł danych, środków bezpieczeństwa i zasad przetwarzania zawiera Polityka prywatności dostępna na stronie IQFM.pl.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
W zależności od relacji łączącej Cię z IQFM i przekazanych danych, możemy przetwarzać dane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|---|
| Odpowiedź na wiadomość lub obsługa zapytania kontaktowego | Art. 6 ust. 1 lit. b) lub f) RODO (działania przed zawarciem umowy lub prawnie uzasadniony interes — prowadzenie korespondencji) |
| Zawarcie i wykonanie umowy, świadczenie usług, rozliczenia | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO |
| Realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych prawnych | Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes) |
| Newsletter i komunikacja marketingowa drogą elektroniczną | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (dobrowolna, konkretna i świadoma zgoda) |
| Monitoring wizyjny CCTV w siedzibie | Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo mienia i osób) |
| Rekrutacja | Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO i/lub a) RODO (zgoda na przetwarzanie danych wykraczających poza wymagane przepisami) |
| Inne cele wskazane przy udzieleniu dobrowolnej zgody | Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO |
4. Jakie dane możemy przetwarzać?
Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu kontaktu i łączącej nas relacji. Może obejmować w szczególności:
- dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, firma, stanowisko,
- dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
- treść korespondencji i zapytań,
- dane niezbędne do realizacji umowy lub rozliczeń (w tym dane do fakturowania),
- podstawowe dane techniczne związane z korzystaniem ze strony (adres IP, typ przeglądarki) — w zakresie dozwolonym przez Politykę cookies,
- dane kandydatów do pracy — w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub przekazanym dobrowolnie.
Prosimy, aby nie przekazywać danych szerszych niż rzeczywiście niezbędne do załatwienia danej sprawy, a w szczególności nie przesyłać nam danych wrażliwych ani szczególnych kategorii danych, o których mowa w art. 9 RODO, o ile nie jest to wyraźnie wymagane w konkretnej sytuacji.
5. Źródła danych osobowych
Co do zasady dane osobowe otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie — przy składaniu zapytania, zawieraniu umowy, korzystaniu ze strony lub przesyłaniu dokumentów rekrutacyjnych.
W niektórych przypadkach dane mogą być pozyskiwane pośrednio, np.:
- od Twojego pracodawcy lub kontrahenta, który wskazuje Cię jako osobę kontaktową do celów realizacji umowy,
- z publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS, CEIDG) — w zakresie niezbędnym do weryfikacji kontrahenta lub nawiązania relacji biznesowych,
- z mediów społecznościowych — w zakresie interakcji prowadzonych za pośrednictwem naszych profili.
6. Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być udostępniane:
- Podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie (art. 28 RODO): dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów informatycznych, obsługi prawnej, księgowej oraz podwykonawcom wspierającym realizację usług — wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania i naszych udokumentowanych poleceń.
- Organom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa (sądy, organy ścigania, organy podatkowe) — wyłącznie w zakresie wymaganym przez przepisy i po spełnieniu określonych ustawowo przesłanek.
Twoje dane nie są sprzedawane ani udostępniane odpłatnie podmiotom trzecim.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologiczni, z których usług korzystamy (w szczególności Google Ireland Limited), mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W każdym takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO — w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO) lub decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO). Informacji o właściwym mechanizmie dla konkretnego dostawcy udzielimy na Twoje żądanie.
8. Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem:
- Korespondencja i zapytania: do zakończenia sprawy oraz przez okres konieczny do obrony przed ewentualnymi roszczeniami.
- Dane związane z umową: przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego) lub przez czas przedawnienia roszczeń.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody: do momentu wycofania zgody lub ustania celu, w jakim zgoda została udzielona — chyba że istnieje inna samodzielna podstawa dalszego przetwarzania.
- Monitoring CCTV: nagrania przechowywane są co do zasady przez okres nie dłuższy niż 30 dni. W przypadku gdy nagranie może stanowić dowód w postępowaniu — do prawomocnego zakończenia sprawy.
- Rekrutacja: do zakończenia procesu rekrutacyjnego; jeśli wyraziłeś odrębną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach — przez okres wskazany w tej zgodzie, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy.
9. Twoje prawa
Na zasadach i w zakresie określonym w RODO przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania lub uzupełnienia danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych — gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (art. 20 RODO),
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem (art. 7 ust. 3 RODO).
Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania. Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z IQFM, korzystając z danych wskazanych w punkcie 1 niniejszej informacji. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca.
10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z obowiązującymi przepisami, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl telefon: 606-950-000 www.uodo.gov.pl
Przed złożeniem skargi zachęcamy do uprzedniego skontaktowania się z nami — chętnie wyjaśnimy sprawę i udzielimy odpowiedzi na Twoje żądanie.
11. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, jednak może być niezbędne do:
- udzielenia odpowiedzi na zapytanie lub obsługi zgłoszenia,
- zawarcia lub wykonania umowy,
- realizacji obowiązku wynikającego z przepisów prawa.
Brak danych może uniemożliwić załatwienie sprawy lub świadczenie usługi. W przypadku, gdy obowiązek podania danych wynika z przepisu prawa lub stanowi warunek zawarcia umowy, poinformujemy o tym w odpowiednim procesie.
12. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
W związku z korzystaniem ze strony IQFM.pl i formularza kontaktowego nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).
13. Zmiany niniejszej informacji
Niniejsza informacja może być aktualizowana w związku ze zmianami przepisów prawa, zakresu działalności lub stosowanych narzędzi i dostawców. O istotnych zmianach poinformujemy w sposób właściwy dla ich charakteru. Data ostatniej aktualizacji wskazana jest w nagłówku dokumentu.